仕事効率化アプリ

<図解>Googleフォームで回答者のメールアドレスを正しく収集する方法

2021年10月4日

Googleフォームで研修会の参加者を募りたいのですが、メールアドレスを収集する方法はないでしょうか?

Bさん
のろさん

それなら、Googleフォームの設定を活用することで可能ですよ。

今から説明しますね。

こんな方にオススメ

・Googleフォームでメールアドレスを収集したい

・メールアドレスの間違いがないように収集したい

Googleフォームとは

Google フォームは、Googleが提供する無料のウェブベースのGoogle ドキュメントの一部として含まれているアンケート作成・管理ソフトウェアのことです。

Googleフォームの設定を工夫することでメールアドレスを収集する意義

通常の質問項目でメールアドレスを収集することもできますがいくつかの問題に見舞われることがあります。

例えば、メールアドレス以外が入力された場合@が大文字になっていた場合半角英字が全角英字になっていた場合などなんらかの理由で正しいメールアドレスが入力されていなかった場合にエラー表示がされることなく回答が完了してしまう場合があります

そのため、以下の方法でメールアドレスを収集することをオススメします。

Googleフォームでメールアドレスを収集する方法:その1

Googleフォームでメールアドレスを収集するための設定方法はふたつあります。

まずは、ひとつめを説明します。

Googleフォームを開く

質問項目にメールアドレスを入力する欄を設ける

このように記述式の質問を用いてメールアドレスを収集することが可能です。

しかし、これだけでは不十分です。

なぜ、不十分なのか?

それは、このままではメールアドレスではない文字が記入されてもエラー表示がされないからです。

例えば、ここに電話番号を記入したとしてもエラーになりません。

ではどうすればよいのか?

回答の検証」を設定します。

回答の検証を設定する

回答の検証を設定するためには、右下にある縦3点リーダーを選択します。

すると、回答の検証がありますので選択します。

これで、回答の検証が設定できるようになりました。

回答の検証とは、回答者が記入した内容がこちらの求める内容であるか否かを検証する設定である。

今回は、「メールアドレスを収集したい」という目的がありますので、そのように設定しましょう。

「数値」と書かれた部分を選択すると、「数値」・「テキスト」・「長さ」・「正規表現」と表示されますので「テキスト」を選択します。

これだけでは、まだ不十分です。

次に、「次を含む」を選択します。

すると、「次を含む」・「含まない」・「メールアドレス」・「URL」の中から選択できるようになりますので「メールアドレス」を選択します。

エラーテキストの設定

これで、検証の設定が完了しました。

最後に、メールアドレス以外が入力された場合のエラーテキストを設定します。

今回は、メールアドレス以外が入力された場合に、「メールアドレスは正しくありません」と表示されるように設定しました。

こちらのテキストは任意で変更できますので適切な言葉を入力すると良いでしょう。

回答者のプレビュー

回答者にはこのように見えます。

メールアドレス以外が入力された場合、下記のように表示されます。

回答者が正しくメールアドレスを入力した場合には、回答完了画面が表示されます。

Googleフォームでメールアドレスを収集する方法:その2

Googleフォームでメールアドレス収集するための設定方法のふたつめについて説明します。

こちらは、設定画面から準備する方法です。

設定を選択します

メールアドレスを収集するをオンにする

これで設定完了です。

とても簡単です。

さらに、収集したメールアドレスに対して、回答のコピーを送信するか否かについても設定ができます。

回答のコピーを回答者に送信するか否かを設定する

現在は、オフになっています。

こちらを変更することで回答のコピーを送信するか否かを設定することができます。

個人的なおすすめは、「リクエストされた場合」に回答のコピーを送信することです。

回答者のプレビュー

「リクエストされた場合」に設定しておくと、回答者にはこのように表示されます。

回答のコピーを自分宛に送信するかどうかを回答者自身が決めることができます。

メールアドレスの入力ミスによる連絡先不明を極力なくすために

これまで説明したように、メールアドレスでない場合にエラーが表示されるように設定しておくことでメールアドレスの入力間違いを減少させることが期待できます。

しかし、稀にメールアドレスのスペルミスをするということがあります。

そのようなミスがあったとしても対処できるようにする工夫があります。

それは、メールアドレスを確認のために二度入力してもらうことです。

難しい設定は行わずに「確認用」として二度入力してもらうだけでも効果があります。

たったこれだけでうっかりミスによる連絡先不明を少なくすることができます。

まとめ

今回は、Googleフォームの設定を活用して、メールアドレスを正しく収集する方法について説明しました。

ぜひ、ご活用ください。

-仕事効率化アプリ